出国办理指南

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一、因公临出国的范围

    我校在编在岗教职工(含博士后)使用行政、教学、科研等经费因公临时出国(90天以下)参加会议、交流合作、访问、实习、培训、竞赛等活动。

二、因公临时出国申报材料


(一)出访人应至少提前二个月(赴美国、印度、巴西、申根国家及非洲国家或地区等应至少提前90天)向国际交流处提交以下材料:

★ 请在常用下载-因公出访下载所有表格及模板。

★ 请将所有材料的电子版(扫描件)特别是盖财务处章的经费预算扫描件打包发至fao@scau.edu.cn,并将纸质材料按规定份数打印提交。

★ 审批成功交齐签证所需材料后方能办理签证。办理签证必须材料及办理签证所需时间视各国签证要求而定(部分国家需送北京办理签证),请咨询国际交流处或参考省外办网站“最新各国签证要求”(http://www.gdfao.gd.gov.cn/Item/14287.aspx)。请预留足够时间。

★ 若因材料不全或递交材料时间太紧张而影响出访,责任由出访人自负。

1.《华南农业大学因公临时出访人员公示表》。

*递交材料并按要求公示5个工作日后方能办理审批手续。

2.《华南农业大学教职工短期因公出国(境)申请表》。

*同一出访任务或会议必须同团。

*配偶、子女或兄弟、姐妹等亲属不可同一团组出访。

3.《因公临时出国人员备案表》。

4.邀请函复印件4份,中文译文3份。

*邀请函必须是出访国家或地区本土发出,必须包含下列内容:邀请人姓名、单位、职务,被邀请人姓名,单位,职务,出访目的、地点、时间、期限、费用来源等情况。

*部分国家对邀请函有特殊要求,需提交邀请函原件或传真件或对邀请函有指定格式等,详情请及时咨询国际交流处或参阅省外办网站“最新各国签证要求”(http://www.gdfao.gd.gov.cn/Item/14287.aspx)。

*如费用由第三者支付,则需提供费用支付说明书原件1份及复印件2份。

*参加国际会议时如有会议发言题目或论文的中英文摘要也请提供复印件1份。

*出访英国、美国者申请人保留邀请函原件,以备各入境口岸查看。

5.身份证复印件4份。

*正反面须印在同一张A4纸上,需注意身份证有效期,过期请及时补办。

*发送扫描件至fao@scau.edu.cn;

*身份证必须是广州市公安机关签发的,若非广州身份证,必须提供申请人的户口证明和学校人事处的在职证明;

*年龄在60岁以上的出访者,需提供在职证明或返聘证明;

*70岁以上的出访者需提供市一级医院出具的健康证明。

6.经费预算证明3份。

*天数计算同日程安排一致。

*学校抬头纸打印,需加盖财务处公章并自行扫描复印留底,以便日后报账。

*盖章后发送扫描件至fao@scau.edu.cn

*如出访费用全部由邀请方支付,可不用。

7.详细中文日程安排3份

*需以从广州(或北京、上海等)出发的出境日期(即因公护照上加盖出境签章的日期)为第一天算起;

*以抵达广州(或北京、上海等)的入境日期(即因公护照上加盖入境签章的日期)为最后一天

8.其它有必要提供的材料如相关课题或协议书等复印件2份。

9.按要求提供合格相片及回执。

*办理因公护照请提供大一寸(48mm*33mm)照片2张及“中华人民共和国因公出入境证件数字照片回执”,回执请用A4纸打印,在指定的框格内(请勿超出框格范围)由出访人本人亲笔中文签名,勿折!该签名将直接打印在电子护照上。如已办理过因公护照且在有效期内的则此项不必提供。

*签证照片视各国的签证要求而定,详情请向国际交流处咨询或省外办网站“最新各国签证要求”(http://www.gdfao.gd.gov.cn/Item/14287.aspx)。

10.签证信息表1份,视不同出访国而定,只需电子版。

 

(二)只需学校出具同意派出函或办理随外单位组团出访的申请人,请提供以下材料:

1.组团单位的征求意见函;

2.如征求意见函上写明须由国际交流处按要求公示,则提交《华南农业大学因公临时出访人员公示表》及邀请函复印件,由国际交流处按要求公示5个工作日。

3.《华南农业大学教职工短期因公出国(境)申请表》,具体要求同上;

4.办理随团出访手续时,还需提供:组团单位或相关单位的任务通知书原件1份、复印件2份,任务批件原件1份,复印件3份,身份证复印件2份,符合要求的照片。

 


三、因公临时出国办理程序

1.出访者向国际交流处提供完备的申请材料。
2.国际交流处按要求公示5个工作日后上报学校审批,再向省外办报批。
3.申报获批后,国际交流处通知出访人缴纳办证费,备齐材料后由国际交流处递交材料至省外办,由省外办办理因公护照并代为办理签证手续。(新办因公护照的需到省外办采集指纹,部分国家需出访人自行到指定银行缴纳签证费、或需出访人到使领馆采集指纹或面谈。2015年10月12日起,申根国驻华使领馆启用签证信息系统,对签证申请人采集生物识别数据。以上具体事项都以省外办通知为准。)
4.出访手续办好后,由国际交流处通知出访人领取因公护照。
5.若属于出境培训,须按照省外专局境外培训项目立项申报审核程序办理,并获得国家外专局任务批件后,方可办理因公出访手续。

四、组团出国申办程序



我校教职工参加中央单位或兄弟省区市组团的申办程序:
1.参加中央单位和兄弟省市组团,需提供有外事审批权单位出具的“组团单位的征求意见函”,“出国任务通知书”原件和“出国任务批件”复印件以及全团名单;
2.如出访费用由我省参团单位负责,还需提供组团单位的收费说明;
3.此类组团经省外办审批同意后,由省外办出具"出国任务批件"和"出国任务确认件",如涉及签证在穗办理,则一并由国际交流处办理。


五、出访人须在出访归来5个工作日内将证照交回国际交流处


五、出访人须在出访归来5个工作日内将证照交回国际交流处,并提交《华南农业大学教职工因公临时出访绩效评估表》、出访情况小结,说明境外公务活动情况,以便学校能及时掌握对外学术交流的动态。国际交流处将对出访情况按要求公布。个人不得保存因公护照。若未交回旧证照(无论是有效还是无效),则不能办理新证照。
 
联系电话:85280038
联系人: 李老师、曹老师
联系地址:华南农业大学国际交流处交流科(行政楼826) 


附:因公临时出访有关通知


一、根据广东省人民政府外事办公室最新通知精神,要求各单位进一步加强因公出国管理工作,并自2012年12月25日起所有新的团组因公出访天数按新的规定执行,即出访1国不超过5天、2国不超过8天、3国不超过10天。

二、关于规范因公电子护照打印制作的通知
各学院、部处:
接外交部领事司关于《因公电子护照打印制作规范》的通知,新申办的因公电子护照信息录入时,如遇发音为“LV”(如“吕”)和“NV”(如“女”)的汉字,其护照上的拼音将分别改为“LYU”和“NYU”。因公团组国外邀请信上的人员拼音亦须按此规范执行,请各申请人及其出访团组在准备相关申签材料(机票订单、酒店订单、保险单据等)时亦按上述规范的拼音书写要求办理。
已颁发的姓名拼音带有“LV” “NV”的因公护照在其有效期内仍可继续使用,如与邀请信等其他材料不符的,请在申请签证时来函申办护照拼音加注手续。
特此通知。
    国际交流处
    2013年7月11日

三、关于执行因公临时出国公示要求的紧急通知
各学院、各部处、各单位:
为贯彻落实中央八项规定、进一步加强因公临时出国的管理工作,上级有关部门要求实行因公临时出国信息公开,并在出访请示中注明公示情况。现将我校执行因公临时出国公示的有关事项紧急通知如下:
1、向省外办上报因公临时出国申请前在校园网学校通告栏公示有关团组和人员信息。内容包括团组所有人员的姓名、单位、职务,出访国家、任务、日程安排、往返航线,邀请函、邀请单位情况介绍,经费来源和预算(见附表)。公示期不少于5个工作日。
2、因公临时出国团组实行团长负责制,回国后1个月内在校园网学校通告栏公布上述公示内容的实际执行情况和经由团长签字的出访报告,请将材料在回国后15个工作日之内上交,接受群众监督。 
3、公示表格、执行情况和出访报告由出访人员如实填写,电子文档发至国际交流处公共邮箱:fao@scau.edu.cn(邮件主题:xxx等x人赴xx国xx事公示/公布材料),用于公示/公布,文责自负,严禁弄虚作假。
本通知自发布之日起执行。
特此通知。
 国际交流处
    2013年9月23日


四、关于进一步加强因公护照收缴工作的通知
各学院、部(处)、各单位、各有关出访人员:
根据广东省人民政府外事办公室《关于贯彻落实外交部《关于启用因公电子护照系统收缴管理功能的通知》的通知》(粤府外[2014]192号),为落实中央加强因公护照管理工作的要求,外交部将于2014年11月1日起正式启用因公电子护照系统护照收缴保管功能,该系统功能将与各省外办实现系统对接,对各省外办颁发、收缴和保管因公护照情况进行有效管理和督导,并每天检查护照收缴情况,如发现存在逾期未归还情况,将自动发送警示,警示无效后将即时自动锁定该地方外办制证系统,并视整改情况由外交部进行解锁。《通知》还明确了统一的护照归还日期计算方法:即“护照借出时预计出访日期+批准出访天数+7天内”。
为进一步加强我校因公护照收缴管理工作,确保我省因公出访电子护照系统的正常运行,请各出访人员严格按照批准的出访行程和天数完成出访任务,严禁超时返回,并于返回后5个工作日内及时将护照交至国际交流处(行政楼826室)。
特此通知。 
 国际交流处
 2014年10月16日

五、根据广东省人民政府外事办公室(简称省外办)最新通知,2012年7月9日以后,将开始办理因公电子护照:
1. 每次因公出访护照有效期需距本次出访还有超过六个月(美国需九个月)的期限,否则将统一注销,办理新的护照。 
2. 因公电子护照有效期均为5年,旧版因公护照在其有效期内可继续使用。
3. 电子护照如在通关时遇到芯片读取失败,根据国际民航组织有关规定,该护照将作为普通护照使用。

4. 因公电子护照申请人须提供由外交部指定的因公电子护照数字相片检测平台(http://www.mrtdephoto.net)检测合格的相片回执。获取相片回执的途径是:申请人登陆检测平台上传相片检测或前往照相馆拍照上传,以获取数字相片回执。5. 相片回执由申请人本人亲笔中文签名,签名需签在指定的框格内(请勿超出框格范围),该签名将直接打印在电子护照上,回执请用A4纸打印,勿折。
6. 外交部电子护照数字照片回执有效期为三个月,此期间内没有申办护照则作废。

六、接广东省人民政府外事办公室(简称省外办)的相关通知,根据外交部的统一部署,我省定于2014年6月30日起开始签发含指纹信息的因公电子护照,届时因公护照申请人必须提前申请预约,并持本人二代身份证原件,在我校专办员的引领下,前往省外办签证处采集指纹信息后,方可申办因公护照。
请各位老师注意以下时间安排:
1、从2014年6月3日,省外办因公出访网上申报系统开通指纹采集预约功能,护照签证处开始受理指纹采集业务,此段时间办理新因公护照的老师可以选择是否办理相关业务;
2、2014年6月16日至27日为过渡期,省外办护照签证处前台按要求受理出访团组申请材料,如申请人因时间紧急来不及采集指纹信息可选择不办理指纹采集业务;
3、2014年6月30日起,省外办正式签发含指纹信息的因公电子护照,因公护照申请人必须前往省外办采集指纹信息。
4、已有有效护照的人员,其旧护照在各国签证要求的有效期内可继续使用,无需采集指纹信息。